El 80% de los incumplimientos o no conformidades que se registran en las auditorias de certificación, especialmente de normas ISO, tienen que ver con algún requisito legal o documental.
Las No Conformidades son precisamente los requisitos que no provienen estrictamente de las Normas Internacionales, sino que son todos aquellos requisitos que no se corresponden a los dictados por las Normas Internacionales. En vez de ello, tienen que ver con los registros documentales o con las leyes y normativa que aplican a la empresa, servicio o producto. Es decir, las No conformidades tienen que ver con incumplimientos de la organización para con sus obligaciones.
Sin embargo, las Auditorias de Certificación revisan todos estos aspectos también. Por eso, las No Conformidades ponen en relieve la falta de control y el desconocimiento por parte del empresario. Ciertamente es difícil superar una auditoría de certificación con cero no conformidades, pero conociendo las más comunes el camino se simplifica. Los principales fallos detectados vienen por:
- No tener reseñados los requisitos legales: La identificación de los requisitos legales que son de aplicación en tu organización es fundamental. Da igual que estas normativas o leyes tengan que ver con los procesos de producción propios de la empresa o que sean genéricos de Seguridad Industrial, Calidad o Prevención de Riesgos Laborales.
- No identificar las incidencias y establecer acciones de corrección: Las certificaciones tienen que ver con la mejora continua y no establecer procedimientos que mitiguen los errores es fallo estrepitoso.
- No tener controlada la documentación de los procedimientos: Los documentos acostumbran a tener varias versiones a lo largo de su vida. Es necesario que todos los usuarios de la empresa trabajen con la misma versión. Para ello es necesario procedimentar la distribución y almacenamiento de la misma.
En cada uno de estos tres puntos, existen también incumplimientos frecuentes. Son los siguientes
| Control de la documentación | Control de los registros | Impulso de mejoras |
|---|---|---|
| • La auditoría revela la convivencia de diferentes ediciones de procedimientos , nuevos y obsoletos, entre el personal de la organización. • Existencia de listados con documentación y registros sin actualización tras la aprobación de cambios. • Existencia de procedimientos o documentos que no están al alcance del personal relacionado. • Desajustes entre las responsabilidades aprobadas y los responsables reales de acometer determinadas tareas. • Distribución informática de documentos del sistema de gestión abiertos a cambios, a pesar de tratarse de documentación aprobada. • Existencia de registros que no figuran entre en la documentación reportada al sistema de gestión. |
• Contemplar un plazo de custodia erroneo para los registros o documentos. • No controlar documentos externos de trabajadores subcontratados o empresas proveedoras. • No tener los formularios rellenados correctamente. • No disponer de trazabilidad documentalde los registros o si se han producido mejoras o cambios a raíz de incumplimientos previos. • Desaparición de registros que sí existen citados en el sistema de gestión de la organización. |
• Las acciones no buscan corregir o eliminar la no conformidad. • No se encuentran definidas las responsabilidades y metodología para la apertura de las acciones correctivas y preventivas. • No se documenta la medición de las acciones para evaluar su eficacia. • No se puede tener una trazabilidad de las No conformidades, las auditorías y las acciones que se tomen en consecuenica de éstas. • No se especifica que alguna medida o cambio responda a una acción correctiva furto de una No Conformidad. • No se redactay ni archivan las actas del departamento de Calidad con las acciones correctivas propuestas. |
La ayuda de un software para ISO
Una manera muy eficaz de tener tanto la documentación como la legislación aplicable al día, es mediante la ayuda de software que registran las aprobaciones, distribución y control de los documentos del sistema de gestión. De la misma manera, plataformas informáticas contribuyen con alertas, a ser consciente cada vez que una normativa aplicable cambia, con lo que resulta más sencillo la el mantenimiento del cumplimiento legal de una organización.
Se trata de un potente software 3 en 1 que te permite:
- Reducir las no conformidades
- Promover y facilitar la participación de todas las partes implicadas.
- Agilizar la organización y gestión de las desviaciones.
- Controlar todas las incidencias que tienen como origen los productos subministrados o servicios recibidos.
- Recopilar y analizar las incidencias detectadas por el cliente.
- Fomentar la participación de ideas o sugerencias.
Un equipo multidisciplinar y experto de consultores que ofrecen asesoramiento integral que te ayudará a conseguir las 0 No Conformidades de Sistemas de Gestión, a través de la Realización de diagnósticos, en donde se revisan tanto los procedimientos y estructura organizativa, así como instalaciones, riesgos y cumplimiento legal en materia preventiva de una organización.