La situación derivada de la pandemia por COVID19 ha generado muchos cambios en las organizaciones y en especial en la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores. Nuevos procedimientos, nuevos protocolos preventivos, reorganización de espacios de trabajo; nueva normativa en constante cambio.
Este artículo invita a reflexionar sobre cómo puede afectar la nueva situación actual derivada de la pandemia ocasionada por el COVID 19 a cada punto de la norma ISO 45001, con la finalidad que las empresas, y sus responsables en prevención de riesgos laborales, realicen las modificaciones oportunas en su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
¿Cómo puede afectar COVID-19 a cada uno de los puntos de la norma ISO 45001?
PUNTO 4.1. Comprensión de la organización y su contexto
En el contexto de la organización se debe identificar las condiciones, características o circunstancias cambiantes que pueden afectar al sistema de gestión de la SST. Por este motivo se debe incluir en él la nueva situación ocasionada por COVID19 y analizar cómo afecta a la organización y al sistema de gestión. Una tarea que podrá ser cambiante según el estado de la fase de alarma en la que se encuentra la organización, cómo va evolucionando la pandemia, etc.
PUNTO 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas
En este punto de la norma se tendrá que realizar un análisis de que necesidades y expectativas nuevas de las partes interesadas se han incluido, derivadas de la nueva situación y cómo el sistema de gestión le da respuesta. Por ejemplo, la necesidad de los trabajadores de ser informados de cualquier contagio que existe en los trabajadores o en su entorno; la necesidad de los clientes y contratistas de las garantías de protección frente a la exposición al virus, etc.
PUNTO 5.1. Liderazgo y compromiso
En el ámbito de las normas ISO el liderazgo y compromiso de la dirección es clave, y más aún, en un momento de máxima excepcionalidad y preocupación de los trabajadores. Por este motivo, la dirección debe demostrar más que nunca su implicación, su colaboración, transparencia, garantizar la participación, etc. para hacer frente a la nueva situación.
PUNTO 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
Algunos de los roles, responsabilidades y autoridades pueden haberse visto modificados para hacer frente a la nueva situación. Por este motivo, se deben actualizar dichos documentos y comunicar a los interesados.
PUNTO 5.4. Participación y consulta
En este momento garantizar la participación y consulta de los trabajadores es muy importante, en consecuencia, se debe revisar si los mecanismos implantados son eficaces y analizar si se debe incluir nuevos mecanismos de participación y consulta para los trabajadores.
PUNTO 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades
En este requisito se debe determinar las acciones necesarias para identificar y abordar los riegos del contexto y partes interesadas. Por este motivo, se deberán identificar, evaluar y abordar los riesgos de la nueva situación derivada del COVID-19 (comentado en 4.1.) y de los requisitos de las partes interesadas (comentado en 4.2.). Se deberá incluir en la matriz de riesgos todos aquellos relacionados con el sistema de gestión de seguridad y salud, por ejemplo, riegos derivados de baja laborales por posibles contagios dentro de la organización, nuevas imposiciones de los clientes, necesidad de adquirir nuevas competencias, nuevos recursos, etc.
PUNTO 6.1.2. Identificación de peligros y evaluación de riesgos
Cualquier toma de decisión sobre las medidas preventivas a adoptar en cada empresa deberá basarse en la información recabada mediante la evaluación de riesgo de exposición al COVID específica que se realizará
siempre en consonancia con la información aportada por las autoridades sanitarias. En este caso es el Procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al SARS-CoV-2, donde se nos indica, en función de la naturaleza de las actividades y los mecanismos de transmisión, los diferentes escenarios de exposición en los que se pueden encontrar los trabajadores, medidas preventivas y protocolos preventivos a aplicar, en los escenarios de riesgos.
Igualmente estos cambios requerirán una revisión de la Planificación de Actividades preventivas incluyendo las medidas preventivas correspondientes, que dada su virulencia y rapidez de contagio, se deberán implantar con urgencia.
Puede ser de aplicación la realización de la evaluación de riegos derivada del teletrabajo si esta no se había efectuado anteriormente.
PUNTO 6.1.3. Determinación de los requisitos legales y otros requisitos
Este es un momento en que la actualización de los requisitos legales debe ser inmediata por lo que se debe estar informado de toda la normativa publicada alrededor de COVID-19. Es imprescindible disponer de una buena fuente de acceso a dicha normativa y se debe aplicar con celeridad.
PUNTO 6.1.4. Planificación de acciones
Se deberán planificas las acciones para:
– Abordar los riesgos identificados en el punto 6.1.1.: las acciones serán todos los protocolos de actuación para minimizar el contagio dentro de la organización, las campañas de formación e información a los empleados, la compra de todos los EPI’s necesarios, etc.
– Tratar los riesgos identificados en el punto 6.1.2.: serán las medidas preventivas propias de la evaluación de riesgos del puesto de trabajo que se ha visto afectado.
– Gestionar el cumplimiento de los requisitos legales identificados en el 6.1.3: se deben planificar acciones para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales derivados de COVID-19.
– Preparase y responder ante situaciones de emergencia: como puede ser un brote de contagio dentro de la organización.
De estas acciones se deberán establecer plazos, recursos y responsables y verificar su eficacia una vez implantadas.
PUNTO 6.2. Objetivos de la SST y planificación para lograrlos
Cuando la crisis de COVID-19 impactó en nuestras vidas y nuestras organizaciones muchas de las empresas ya tenían una planificación de objetivos para el periodo 2020 aprobada y puesta en marcha. Desafortunadamente esta planificación de objetivos se habrá visto truncada, motivo por el cual, se deberá revisar la planificación de objetivos prevista y actualizarla a la situación actual, con los recursos, plazos y responsables que procedan en el momento.
PUNTO 7.1. Recursos
Se deberán determinar los recursos necesarios para la implementación de las medidas preventivas derivadas de la nueva situación y hacer frete a ellas, por ejemplo, habilitar nuevos espacios de trabajo, compra de nuevos EPI’s, etc.
PUNTO 7.2. Competencia
Se tendrá que analizar la necesidad de adquirir nuevas competencias derivadas de la situación actual y planificar las acciones formativas necesarias para hacer frente a la nueva situación.
PUNTO 7.3. Toma de conciencia y PUNTO 7.4. Comunicación
Será obligado realizar las comunicaciones pertinentes internas con el fin de concienciar al personal de los riegos y medidas que se deben adoptar frente a COVID-19, por ejemplo, mensajes recordatorios de distanciamiento social, higiene de manos, etc.
También se debe analizar la necesidad de realizar campañas de comunicación externa destinadas a contratistas, visitantes, etc. para concienciar y comunicar periódicamente los requerimientos a cumplir para abordar la nueva situación.
PUNTO 7.5. Información documentada
Probablemente el hecho de implantar todas las medidas preventivas y protocolos necesarios ha supuesto la creación de nueva información documentada (procedimientos, instrucciones, registros, etc.) estos deben seguir cumplimiento todos los requisitos de información documentada con el fin de asegurar su vigencia, disponibilidad y aplicación.
PUNTO 8.1. Control operacional
Dentro del control operacional de la organización se deberá incluir todas las nuevas metodologías implantadas para eliminar los peligros derivados de COVID-19.
PUNTO 8.1.3. Gestión del cambio
La nueva situación de COVID-19 ha supuesto un cambio que afecta de lleno el sistema de gestión de la SST; por este motivo le aplica la metodología descrita para abordar los cambios. Así se deberá identificar este hecho cómo un cambio y planificar la manera como se abordar desde el sistema de gestión, detallando las acciones a realizar, con sus plazos, recursos, responsables y su seguimiento.
PUNTO 8.1.4. Compras
Para abordar las medidas preventivas descritas en el punto 6.1.4. la organización debe haber comprado nuevos equipos, EPI’s, utensilios, etc. que deberán seguir el proceso de compras ya establecido en el propio sistema de gestión.
PUNTO 8.1.4.2. Contratistas y PUNTO 8.1.4.3. Contratación externa
La coordinación de actividades empresariales con los proveedores se ha visto involucrada en todo el proceso COVID-19. La metodología establecida para el control de los proveedores debe tener en cuenta los nuevos riegos, medidas preventivas, requisitos de comunicación, etc. derivados de la nueva situación; estos deben estar documentados correctamente dentro el sistema de gestión, además se debe definir qué tipo y grado de control se realizará según su afectación.
PUNTO 8.2. Emergencias
Dentro de la identificación de situaciones de emergencia de la organización se debe reflexionar sobre la necesidad de incluir como nueva emergencia un brote de contagio dentro de la organización para determinar el protocolo de actuación requerido para minimizar el impacto hacia la salud de los trabajadores y la actividad de la organización.
PUNTO 9.2. Auditoría interna
En la auditoria interna de deberá revisar la implantación del sistema de gestión dentro del marco de COVID-19, teniendo en cuenta lo comentado en cada punto de este documento.
Si debido a la situación actual la auditoría se ha realizado en remoto o se ha replanificado se deberá documentar en el programa de auditoría la metodología utilizada y la nueva fecha de realización, además en el plan de auditoría se deberán detallar que apartados se han auditado y que puntos no se han podido auditar por imposibilidad de llevarlos a cabo, por ejemplo, visita a las instalaciones.
PUNTO 10.2. Incidentes
Se deberán investigar como incidentes si existen contagios de COVID19 para determinar las causas de su ocurrencia, si son derivadas de su exposición al puesto de trabajo y de las acciones previstas para que no vuelvan a ocurrir en otra parte o en un futuro dentro de la organización.
En definitiva, COVID-19 requiere una revisión importante del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud ISO 45001 que ara reflexionar a la organización si el enfoque basado en riesgos ha funcionado.