Cómo mejorar la gestión de tus proveedores. El procedimiento CAE

El propósito de los sistemas de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es proporcionar un marco de referencia para gestionar los riesgos y oportunidades que se derivan, con el objeto de prevenir lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo y, en definitiva, proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables. La homologación de proveedores, en nuestro marco legal más conocida como coordinación de actividades empresariales, como disciplina indivisible de la prevención de riesgos laborales, no debe entenderse como una gestión puntual, sino como un proceso que forma parte del sistema general de la empresa, siendo este uno de los fallos más comunes. En consecuencia, el Procedimiento de Coordinación de Actividades Empresariales debe formar parte del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de toda empresa que subcontrate actividades (propias o no) y que actúe como empresa contratante en un centro de trabajo ajeno. A lo largo de este artículo se describe

La gestión de proveedores según la norma ISO 45001

La gestión y control de proveedores es uno de los puntos claves en la norma ISO 45001:2018. Según indica la norma, la empresa “establecerá, implementará y mantendrá procesos para controlar la compra de productos y servicios de manera que se asegure de conseguir la conformidad con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”. La aplicación de este precepto indica que se han de introducir criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo en el “ciclo de vida del proveedor” con tres etapas diferenciadas que deberán formar parte de nuestro Procedimiento de Coordinación de Actividades Empresariales

FASE1. HOMOLOGACIÓN PREVIA A LA CONTRATACIÓN

En el proceso de Selección de contratistas / homologación de proveedores, tendrá que introducir criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Ello implica que la organización deberá comprobar que sus proveedores cumplen con la normativa de aplicación SST además de los requisitos en materia preventiva. Aspectos que deberán ser recogidos en el procedimiento de homologación de contratistas

FASE 2. GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

¿Qué debe hacer la organización durante la ejecución de los trabajos de sus contratas para gestionar su seguridad?

1. Identificación y comunicación de los riesgos

2. Control del cumplimiento

FASE 3. EVALUACION DEL DESEMPEÑO

La organización deberá analizar el nivel de cumplimiento alcanzado por las empresas contratistas, definido según los indicadores de cumplimiento STT

Al término de los diferentes trabajos y/o durante la ejecución de los mismos, se llevará a cabo la evaluación del desempeño del proveedor en materia SST a partir de los resultados obtenidos en las evaluaciones, auditorías, inspecciones realizadas durante la prestación del servicio

Más información

¿Qué ventajas aporta procedimentar la coordinación de actividades empresariales?

Ponerse delante de un papel y empezar a elaborar tu procedimiento de coordinación de actividades empresariales no es fácil por eso para animarte voy a empezar con mostrarte algunas de las ventajas:

1) Permite agilizar y asegurar el conocimiento y cumplimiento de las obligaciones de empresario titular/principal y contratista definidas en el RD 171/2004. Indicando el qué, quién, cuándo y cómo y potenciando la integración de la coordinación en toda la organización. Mediante:
a. La aplicación coherente y responsable de los principios de acción preventiva: comunicación proactiva
b. La aplicación estricta de los métodos de trabajo establecidos, por parte de las empresas concurrentes
c. El control de las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo
d. El análisis de los riesgos existentes en el centro de trabajo que pueden afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes: análisis de interacciones y aplicación de medidas para su prevención

2) Permite detectar factores críticos o factores transversales, aquellos que ante un mal funcionamiento pueden afectar a la totalidad de la actividad a coordinar, actuando así de forma preventiva. Estos factores son:
a. Determinación del papel desempeñado por cada empresa en el escenario de la concurrencia
b. Determinación de la propia actividad ligada al deber de vigilancia

3) Permite integrar de la CAE en toda la línea productiva, desde compras hasta los mandos intermedios que ejecutan los trabajos, haciendo el proceso más ágil y potenciando la conciencia preventiva. Esta integración lleva implícita la reducción de costes asociados a la contratación de servicios y optimización de recursos

4) Facilita la determinación de los medios de coordinación y evaluación de su efectividad. Según el RD 171/2004, el empresario titular ha de elegir el medio de coordinación óptimo para controlar la situación de riesgo derivada de la concurrencia y actualizarlo siempre que no se consiga el fin que justificó su determinación.

5) Potencia la comunicación mediante el establecimiento de buenos canales comunicativos que aseguran que cualquier cambio respecto a lo planificado es comunicado desde los trabajadores de las empresas concurrentes al empresario principal. El deber de información, común para empresario contratista, titular y principal, debe ejercerse de forma efectiva en calidad de contenido y canal de comunicación garantizando la difusión y comprensión

6) Ayuda a planificar cuidadosamente la coordinación, minimizando fallos y errores siguiendo la secuencia clásica del proceso PDCA de mejora continua: planificación, ejecución, control y mejora, mediante el establecimiento de indicadores que permitirán evaluar, tal y como muestra la NTP 1052:Coordinación de Actividades Empresariales del INSST

¿Qué debe contener el procedimiento de coordinación de actividades empresariales?

A la hora de redactar el procedimiento de coordinación de actividades empresariales es conveniente que la empresa tenga en cuenta las siguientes recomendaciones, que apareen en la Nota Técnica de Prevención 919 (NTP) de Coordinación de Actividades Empresariales (II) del INSST

1. Debe exigirse que la información de los riesgos sea lo más concreta posible.

2. Debe preverse que las empresas actualicen la información sobre los riesgos que aporta cada empresa a la situación de concurrencia, cuando existan cambios en los procedimientos de trabajo, uso de equipos o materiales u otras circunstancias y que sean relevantes para la coordinación.

3.  Debe garantizarse que cada empresa informe a sus respectivos trabajadores de los nuevos riesgos generados con la concurrencia y medidas preventivas correspondientes, así como de las actuaciones en caso de emergencia, tras haber tenido en cuenta su evaluación y planificación; toda la información recibida sobre los riesgos generados por otras empresas concurrentes.  

4. Es recomendable efectuar siempre el intercambio de información, instrucciones y documentación dejando constancia por escrito, incluso cuando se informe sobre riesgos que no sean graves o muy graves.

5. Es importante que queden definidos los responsables en el organigrama de coordinación empresarial de la empresa titular/principal, así como los interlocutores en materia de prevención de las empresas concurrentes.

6. La empresa titular/principal deberá hacer un seguimiento de las potenciales contratas, estableciendo una valoración de las mismas basándose en una serie de requisitos de seguridad y salud exigibles. Esta valoración deberá ser revisada periódicamente teniendo en cuenta el resultado de los trabajos ya realizados

7. El contrato firmado con las contratas o subcontratas debería de contener una cláusula específica sobre la obligatoriedad del contratista a cumplir con lo requerido en materia de seguridad y salud laboral por las normas internas de la empresa contratante, cuando éstas concreten o maticen la aplicación puntual en la empresa de las exigencias legales o vayan más allá de tales exigencias. El contrato debería especificar claramente la facultad de la empresa principal para su rescisión en caso de incumplimientos graves o repetidos de las dichas obligaciones

¿Qué estructura ha de seguir el procedimiento de coordinación de actividades empresariales?

Como todo procedimiento del sistema de gestión deberá seguir la siguiente estructura:

1.OBJETO

Asegurar el cumplimiento legal y normativo con el objeto de preservar la seguridad de los trabajadores propios y ajenos2.

2. ALCANCE

“Este procedimiento afectará a todo trabajador, independientemente de su procedencia (nacional o extranjero) y relación laboral (incluyendo personal en prácticas) en concreto…”

3. DEFINICIONES

Centro de trabajo

Empresa concurrente

Empresario titular

Empresario principal

Concurrencia

Subcontratista

Medio de coordinación

Trabajo Especial

4.DESARROLLO Y ESTRUCTURA. RESPONSABILIDADES

A: Caso de actuar como empresario concurrente en un centro de trabajo de otro titular

Se trata de definir procedimiento de trabajo y responsabilidades, antes-durante y tras la prestación del servicio contratado

P.Ej  “ El Servicio de Prevención solicitará a la empresa donde presenten servicios: la información relativa a los riesgos del centro de trabajo, tareas contratadas, medidas preventivas y de actuación en caso de emergencia y accidente, y toda aquella información que considere relevante a efectos preventivos en función de la tarea a realizar”

B: Caso de actuar como empresa titular o principal en su centro de trabajo.

A detallar en el proceso de contratación, fase de homologación de proveedores. Requisitos de conformidad en el acceso

5. PROCESO: COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES

Empresario titular y principal deberá de forma previa al inicio de los trabajos,

1. Determinar los requisitos documentales
2. Definir los criterios de validación de los documentos
3. Revisar de la documentación de las empresas contratistas, validando o exigiendo la corrección de la misma en el caso de que no siga los criterios de validación establecidos.
4. Entregar las instrucciones de trabajo.
5. Establecer los medios de coordinación necesarios y procedimientos de trabajo
6. Dar instrucciones para la asignación de las medidas preventivas
7. Analizar las necesidades de coordinación
8. Asignar medios de coordinación

Cuando proceda, durante la ejecución de los trabajos:

1. Actualizar la información sobre los riesgos
2. Convocar reuniones de seguimiento y coordinación

Las empresas contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos de forma previa al inicio de los trabajos, por ejemplo, tendrán que:

1. Elaborar o modificar la evaluación de riesgos de los trabajos a ejecutar incorporando esta información e instrucciones del titular
2. Comunicar a sus trabajadores la información e instrucciones recibidas y cumplirán con dichas instrucciones.
3. Cumplir los requisitos documentales en los plazos establecidos

Cuando proceda, durante la ejecución de los trabajos:

1. Informarán al empresario titular, de los accidentes ocurridos en sus instalaciones y de cualquier situación de emergencia, de forma inmediata.
2. Informarán de los nuevos riesgos generados,
3. Actualizarán los requisitos documentales
4. Asistirán a las reuniones de coordinación y visitas planificadas
5. Reportarán mensualmente indicadores de accidentalidad/ incidentes/ horas de trabajador y formación y visitas realizadas (OPS)
6. Designarán para las obras/servicios señalados al técnico de prevención y/o, recursos preventivos
7. Dispondrán de los recursos necesarios para dar cumplimiento a sus deberes en materia de coordinación empresarial

Se recomienda desarrollar en un apartado a parte el DEBER DE VIGILANCIA del empresario principal dada su relevancia

Como empresario principal

1. Solicitará a empresas y trabajadores autónomos, para cada una de las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva
2. Solicitar a empresas y trabajadores autónomos la documentación que acredite que han cumplido con sus deberes de formación e información para los
3. Comprobará el estado de los medios de coordinación implantados, mediante el establecimiento de reuniones de seguimiento, realización de inspecciones y reporte de las mismas
4. Realizará el seguimiento de la implantación de medidas preventivas establecidas y de las instrucciones impartidas
5. Realizará la vigilancia de las actividades contratadas y subcontratadas
6. Supervisará la actividad de los trabajadores contratados y subcontratados en el uso de equipos de trabajo, cesión de equipos…etc
7. Determinará cuándo es necesaria la presencia de Coordinador de Actividades Preventivas o Técnico en Prevención o Recurso Preventivo, dependiendo de la actividad desarrollada.

Todas las acciones quedarán definidas en concepto de QUE-+PERIODICIDAD-RESPONSABLES-REGISTROS DERIVADOS.

Por último será de interés añadir los siguientes apartados como anexos:

1. Gestión de relaciones laborales especiales: trabajadores extranjeros, ETTs
2. Registros documentales que evidencien el cumplimiento legal y normativo
3. Establecimiento de indicadores a lo largo del proceso
4. Resultados de la siniestralidad laboral
5. Número de incidencias reportadas
6. Número de incidencias cerradas en plazo
7. Propuesta de acciones preventivas
8. Acciones formativas con trabajadores
9. Actuación en caso de incidente /accidente en concurrencia de actividades empresariales