El sistema de prevención de riesgos laborales con las empresas contratistas, como cualquier otro sistema de gestión, debe estar debidamente documentado. Saber qué hay que solicitar a las empresas contratistas, de qué se les ha de informar y qué tipo de registros se generan para poder acreditar el cumplimento de los deberes en coordinación de actividades empresariales es una de las preguntas más frecuentes en coordinación empresarial.
Para saber que documentación mínima se genera en nuestro proceso de coordinación bidireccional (empresario titular/principal con empresas contratistas), la cual se ha de guardar y tener a disposición de Autoridad Laboral competente, hay que tener en cuenta:
1) En caso de riesgos graves los deberes de información y formación deben de acreditarse por escrito, según el RD 171/2014, art. 7-8-10. En particular, hace referencia como mínimo al deber de:
a) Informar por escrito de los propios del centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves (E. Titular)
b) Facilitar las instrucciones por escrito cuando los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes sean calificados como graves o muy graves. (E.Titular)
c) Exigir a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. (E. Principal)
d) Exigir a contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo. (E.Principal)
2) Ley 31/1995. La lectura de la disposición adicional tercera del RD 171/2004 indica que «toda información o documentación que como consecuencia de lo establecido en este real decreto se genere por escrito queda sujeta a lo previsto en el artículo 23 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.» Según esto el empresario deberá elaborar y conservar COMO MINIMO a disposición de la autoridad laboral, la siguiente documentación relativa a las obligaciones como empresario titular/principal cara a sus empresas contratistas establecidas en los artículos 7-8-10 del RD 171/2004
a) Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, y planificación de la acción preventiva
b) Medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse.
c) Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores
d) Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores
e) Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo.
f) Notificación escrita a la autoridad laboral de los daños para la salud de los trabajadores que se hubieran producido con motivo del desarrollo de su trabajo, conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente.
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